Osnovni kancelarijski materijal za firmu – kompletna lista za nabavku

Bez obzira na to da li firma ima nekoliko zaposlenih ili više kancelarija, nedostatak osnovnog materijala može lako da uspori svakodnevni rad. Kada nestane papira, tonera, registratora ili običnih hemijskih olovaka, zaposleni gube vreme tražeći zamenu, a nabavka se obavlja hitno i bez jasnog plana.

Zbog toga je korisno napraviti osnovnu listu kancelarijskog materijala i prilagoditi je stvarnim potrebama firme. Takva lista ne mora da bude komplikovana. Potrebno je evidentirati proizvode koji se redovno troše, odrediti minimalne zalihe i proveravati stanje u dogovorenim intervalima.

U nastavku se nalazi pregled kancelarijskog materijala koji je potreban većini firmi, uz praktične savete za planiranje nabavke.

Kako napraviti listu kancelarijskog materijala

Ne postoji jedna univerzalna lista koja odgovara svakoj firmi. Advokatska kancelarija, knjigovodstvena agencija, servis, maloprodajni objekat i internet prodavnica koriste različite količine i vrste materijala.

Pre formiranja liste treba razmotriti:

• broj zaposlenih;
• broj štampača i drugih uređaja;
• prosečnu mesečnu potrošnju papira;
• način čuvanja dokumentacije;
• učestalost slanja pošiljaka;
• broj prostorija i toaleta;
• broj klijenata i posetilaca;
• proizvode koji moraju uvek da budu dostupni.

Najpraktičnije je podeliti proizvode na materijal koji se nabavlja redovno, materijal koji se dopunjava po potrebi i opremu koja se menja tek kada se istroši ili ošteti.

1. Fotokopir papir i drugi papirni proizvodi

Fotokopir papir je jedan od najčešće korišćenih proizvoda u kancelarijama. Potreban je za štampanje ugovora, računa, izveštaja, ponuda, internih dokumenata i druge poslovne dokumentacije.

Za većinu svakodnevnih poslova koristi se A4 papir. A3 format je potreban firmama koje štampaju veće tabele, nacrte, planove, promotivne materijale ili tehničku dokumentaciju.

Prilikom izbora papira treba obratiti pažnju na:

• format papira;
• gramaturu;
• belinu;
• neprovidnost;
• namenu;
• kompatibilnost sa štampačem;
• jednostranu ili obostranu štampu.

Papir od 75 ili 80 grama najčešće je dovoljan za standardnu poslovnu dokumentaciju. Papir veće gramature može biti prikladniji za naslovne strane, sertifikate, cenovnike, prezentacije i dokumente koji treba da budu čvršći.

Različite formate, gramature i vrste papira možete pregledati u kategoriji fotokopir papir.

Pored papira za štampanje, mnogim firmama su potrebni:

• blokovi za beleške;
• sveske;
• samolepljivi papirići;
• kocka papir;
• poslovne knjige i obrasci;
• fiskalne i termo rolne;
• koverte različitih dimenzija.

Kompletan pregled ovih grupa nalazi se u kategoriji kancelarijski papir i blokovi.

Koliku zalihu papira treba držati

Zaliha ne treba da bude ni prevelika ni premala. Velika količina nepotrebno zauzima prostor, dok mala zaliha povećava rizik od prekida rada.

Jednostavan način planiranja jeste da firma prati potrošnju tokom dva ili tri meseca. Nakon toga može da odredi prosečnu mesečnu potrošnju i minimalnu rezervu.

Na primer, firma može da drži redovnu mesečnu količinu plus jednu ili dve dodatne risme za neplanirane potrebe. Veće kancelarije često određuju rezervu u kutijama, a ne u pojedinačnim pakovanjima.

Papir treba čuvati u suvoj prostoriji, dalje od vlage i direktnih izvora toplote. Deformisan ili vlažan papir može da oteža uvlačenje listova i poveća mogućnost zaglavljivanja u štampaču.

2. Pribor za pisanje

Iako se veliki deo poslovne komunikacije obavlja digitalno, pribor za pisanje i dalje se svakodnevno koristi za beleške, potpisivanje dokumenata, označavanje, popunjavanje obrazaca i rad sa štampanom dokumentacijom.

Osnovna lista obično obuhvata:

• hemijske olovke;
• grafitne olovke;
• tehničke olovke;
• markere za tablu;
• permanentne markere;
• signire;
• flomastere;
• gumice;
• korektore;
• lepkove.

Nije potrebno da svaki zaposleni ima sve navedene proizvode. Hemijske olovke i grafitne olovke mogu biti deo lične opreme zaposlenog, dok se markeri, signiri, korektori i lepkovi mogu držati kao zajednička zaliha.

U kategoriji markeri i flomasteri mogu se pronaći permanentni markeri, markeri za belu tablu, signiri, CD markeri i drugi proizvodi za označavanje.

Prilikom nabavke treba razlikovati namene. Marker za belu tablu nije isto što i permanentni marker, dok se signir koristi prvenstveno za isticanje delova teksta. Pogrešan izbor često dovodi do toga da se pribor ne koristi ili da se nepotrebno kupuje novi.

3. Registratori, fascikle i organizacija dokumentacije

Čak i u firmama koje veliki deo dokumentacije čuvaju digitalno, određeni ugovori, računi, izjave, potvrde i obrasci i dalje se arhiviraju u fizičkom obliku.

Za uredno čuvanje dokumentacije najčešće su potrebni:

• registratori;
• fascikle;
• PVC folije;
• pregradni kartoni;
• etikete;
• kutije za arhiviranje;
• police i sorteri;
• spajalice i štipaljke.

Registratori su praktični za dokumentaciju koja se čuva po godinama, mesecima, klijentima ili vrstama poslovnih procesa. Dostupni su u različitim širinama, pa izbor treba prilagoditi količini dokumenata.

Fascikle su pogodnije za manji broj dokumenata, aktivne predmete, ponude, sastanke ili dokumentaciju koju zaposleni često prenose.

Samolepljive etikete mogu pomoći pri označavanju registratora, polica, kutija, pošiljaka i internih zaliha.

Primer organizacije poslovne dokumentacije

Vrsta dokumentacije	Preporučeni način čuvanja
Ulazni i izlazni računi	Registratori podeljeni po mesecima
Ugovori	Zasebne fascikle ili registratori
Dokumentacija zaposlenih	Pojedinačne fascikle sa kontrolisanim pristupom
Ponude i projekti	Fascikle ili sorteri prema klijentu
Garancije i uputstva	Registrator podeljen po uređajima
Arhivska dokumentacija	Obeležene kutije ili registratori po godinama

Najvažnije je da zaposleni koriste isti sistem. Ni veliki broj registratora neće pomoći ako se dokumenti odlažu bez dogovorenih pravila.

4. Koverte i materijal za poslovnu prepisku

Koverte su i dalje potrebne za slanje ugovora, računa, odluka, potvrda i druge dokumentacije.

Izbor zavisi od formata i osetljivosti sadržaja. Standardne amerikanke pogodne su za poslovna pisma i dokumente savijene na trećine, dok se veće koverte koriste kada dokument ne treba presavijati.

Za osetljivije predmete ili materijal koji zahteva dodatnu zaštitu mogu se koristiti vazdušaste ili čvršće koverte.

Različite dimenzije i vrste dostupne su u kategoriji koverte.

Na zalihama obično treba imati nekoliko najčešće korišćenih formata, umesto velike količine koverti koje se retko koriste.

5. Heftalice, bušači i sitan kancelarijski pribor

Sitna oprema često se zanemaruje prilikom planiranja, iako se koristi gotovo svakog dana.

Osnovna oprema za radni sto obuhvata:

• heftalicu;
• odgovarajuću municiju za heftalicu;
• bušač papira;
• makaze;
• skalpel;
• rasheftivač;
• lenjir;
• lepljivu traku;
• spajalice;
• štipaljke;
• držač za olovke.

Kod heftalica i bušača treba obratiti pažnju na kapacitet. Manji modeli dovoljni su za nekoliko listova, dok su za administraciju i arhivu praktičniji modeli koji mogu da obrade veći broj listova odjednom.

Različiti kapaciteti dostupni su u kategoriji bušači papira.

Pre nabavke municije za heftalicu treba proveriti oznaku i dimenziju koju konkretna heftalica koristi. Kupovina pogrešne veličine jedna je od čestih sitnih grešaka u kancelarijskoj nabavci.

6. Toneri i kertridži

Štampač bez odgovarajućeg tonera ili kertridža može potpuno da zaustavi pripremu dokumenata. Zato firme koje redovno štampaju obično drže najmanje jednu rezervnu jedinicu za najvažnije uređaje.

Pre poručivanja treba zapisati:

• proizvođača štampača;
• tačan model uređaja;
• oznaku postojećeg tonera ili kertridža;
• boju;
• potreban kapacitet;
• broj uređaja koji koriste isti potrošni materijal.

Naziv proizvođača nije dovoljan. Jedan proizvođač može imati veliki broj uređaja koji koriste potpuno različite tonere.

Pregled ponude nalazi se u kategoriji toneri i kertridži.

Kod kompatibilnih tonera posebno treba proveriti spisak podržanih uređaja. Na primer, stranica proizvoda HP Q2612A ForUse navodi konkretne HP i Canon modele sa kojima je toner kompatibilan.

Dobro je voditi evidenciju o tome koji toner koristi svaki štampač. Na taj način osoba zadužena za nabavku ne mora svaki put ponovo da proverava uređaj.

7. Papirna galanterija i higijena

Papirna galanterija i sredstva za higijenu nisu klasičan kancelarijski pribor, ali su obavezan deo funkcionisanja poslovnog prostora.

Najčešće se nabavljaju:

• toalet papir;
• papirni ubrusi;
• maramice;
• salvete;
• tečni sapun;
• kese za smeće;
• krpe i sunđeri;
• sredstva za podove;
• sredstva za staklo;
• sredstva za kupatilo;
• sredstva za sudove;
• rukavice;
• sredstva za dezinfekciju.

U kategoriji papirna galanterija nalaze se toalet papir, ubrusi, maramice i salvete.

Sredstva i oprema za održavanje poslovnog prostora objedinjeni su u kategoriji higijena prostora.

Potrošnja zavisi od broja zaposlenih, broja posetilaca, površine prostora i učestalosti čišćenja. Zbog toga količine treba određivati na osnovu stvarne potrošnje, a ne samo prema broju zaposlenih.

Preporučljivo je da firma ima minimalnu rezervu osnovnih higijenskih proizvoda. Rezerva ne mora biti velika, ali treba da pokrije period do naredne redovne nabavke.

8. Oprema za pakovanje

Firme koje šalju proizvode, uzorke, dokumentaciju ili promotivni materijal treba da uključe i opremu za pakovanje u svoju listu.

Najčešće su potrebni:

• lepljive trake;
• kese;
• streč folija;
• pucketava folija;
• prijanjajuća folija;
• kanap;
• etikete;
• skalpel ili rezač.

Lepljive trake dostupne su u različitim širinama i vrstama, uključujući providne, braon, obostrane i krep trake.

Streč folija koristi se za grupisanje i zaštitu robe tokom skladištenja i transporta. Pucketava folija je prikladnija za zaštitu lomljivih ili osetljivih predmeta.

Oprema za pakovanje ne treba da se čuva samo u magacinu. Firmama koje povremeno šalju dokumentaciju ili manje pakete može koristiti i mali komplet u administraciji.

9. IT pribor i elektronska oprema

Pored klasičnog kancelarijskog materijala, mnogim zaposlenima potrebna je osnovna IT oprema:

• miš;
• tastatura;
• baterije;
• produžni kablovi;
• razvodnici;
• kablovi i adapteri;
• punjači;
• USB memorije;
• memorijske kartice;
• digitroni.

Nije potrebno držati veliku zalihu svih uređaja, ali je korisno imati rezervne baterije, kablove, miš ili tastaturu kada njihovo odsustvo može da prekine rad.

Pre kupovine adaptera, punjača i kablova treba proveriti tip priključka i tehničke zahteve uređaja. Vizuelno slični priključci nisu uvek međusobno kompatibilni.

10. Kako odrediti minimalne zalihe

Minimalna zaliha predstavlja količinu pri kojoj treba pokrenuti novu nabavku. Ona treba da bude dovoljna da firma nesmetano radi do sledeće isporuke.

Za svaki važan proizvod mogu se evidentirati:

Proizvod	Prosečna mesečna potrošnja	Minimalna zaliha	Trenutno stanje
A4 papir
Hemijske olovke
Registratori
Toner za štampač
Toalet papir
Papirni ubrusi
Kese za smeće
Lepljiva traka

Podatke ne treba komplikovati. Dovoljna je jednostavna tabela koju odgovorna osoba ažurira jednom nedeljno ili mesečno.

Posebnu pažnju treba posvetiti proizvodima čiji nedostatak može zaustaviti rad, kao što su papir, toner, fiskalne rolne i određeni obrasci.

Kompletna kontrolna lista za nabavku

Papir i beleške

• A4 fotokopir papir
• A3 papir, kada je potreban
• blokovi
• sveske
• samolepljivi papirići
• kocka papir
• termo i fiskalne rolne
• koverte

Pisanje i označavanje

• hemijske olovke
• grafitne olovke
• markeri za tablu
• permanentni markeri
• signiri
• korektori
• gumice
• lepkovi

Organizacija dokumentacije

• registratori
• fascikle
• PVC folije
• pregradni kartoni
• etikete
• arhivske kutije
• spajalice
• štipaljke

Oprema za radni sto

• heftalice
• municija za heftalice
• bušači
• rasheftivači
• makaze
• skalpeli
• lenjiri
• držači za pribor

Štampa i IT oprema

• toneri
• kertridži
• baterije
• USB memorije
• kablovi
• adapteri
• produžni kablovi
• miš i tastatura
• digitron

Higijena

• toalet papir
• papirni ubrusi
• maramice
• tečni sapun
• sredstva za čišćenje
• kese za smeće
• krpe i sunđeri
• rukavice
• sredstva za dezinfekciju

Pakovanje

• lepljive trake
• streč folija
• pucketava folija
• kese
• etikete
• kanap
• rezač

Najčešća pitanja

Šta spada u osnovni kancelarijski materijal?

Osnovni kancelarijski materijal najčešće obuhvata papir, pribor za pisanje, registratore, fascikle, koverte, heftalice, bušače, tonere i sitan pribor za radni sto. U širu listu ulaze papirna galanterija, sredstva za higijenu, IT pribor i oprema za pakovanje.

Koliko često treba proveravati zalihe?

Proizvode koji se brzo troše treba proveravati najmanje jednom nedeljno. Kompletnu listu zaliha moguće je ažurirati jednom mesečno, u zavisnosti od veličine firme i dinamike potrošnje.

Koliku rezervu papira treba imati?

Rezerva zavisi od mesečne potrošnje i roka nabavke. Manja kancelarija može držati nekoliko dodatnih pakovanja, dok firma sa većim obimom štampanja može planirati rezervu u kutijama.

Da li treba držati rezervni toner?

Firma koja redovno štampa važnu dokumentaciju treba da ima najmanje jedan odgovarajući rezervni toner ili kertridž za ključne uređaje.

Kako sprečiti nepotrebnu kupovinu?

Potrebno je pratiti potrošnju, odrediti minimalne zalihe i imenovati osobu koja vodi evidenciju. Nabavka bez provere stanja često dovodi do viška jednog proizvoda i nedostatka drugog.

Da li je bolje naručivati mesečno ili po potrebi?

Najpraktičnija je kombinacija. Proizvodi sa stabilnom potrošnjom mogu se naručivati mesečno, dok se ređe korišćeni proizvodi dopunjavaju kada se približe minimalnoj zalihi.

Ko treba da vodi kancelarijsku nabavku?

Odgovornost treba da bude jasno dodeljena jednoj osobi ili timu. Ostali zaposleni mogu prijavljivati potrebe, ali centralna evidencija smanjuje dupliranje porudžbina i olakšava kontrolu troškova.

Zaključak

Dobro organizovana nabavka kancelarijskog materijala ne znači stvaranje velikih zaliha. Cilj je da osnovni proizvodi budu dostupni kada su potrebni, bez čestih hitnih kupovina i nepotrebnog gomilanja.

Najbolji početak je jednostavna lista podeljena na papir, pribor za pisanje, dokumentaciju, štampu, higijenu i pakovanje. Nakon nekoliko meseci praćenja potrošnje, firma može preciznije da odredi količine i intervale nabavke.

Kompletan pregled dostupnih grupa proizvoda može se pronaći na stranici svi pvroizvodi.