Organizacija dokumenata u firmi

U većini firmi problem sa dokumentacijom ne nastaje zato što nema opreme – već zato što ne postoji sistem. Papiri se gomilaju, dokumenti se mešaju, a pronalaženje jednog ugovora može da potraje duže nego što bi trebalo.

Dobra organizacija ne mora biti komplikovana. Uz nekoliko osnovnih pravila i pravi izbor kancelarijskog materijala, moguće je napraviti sistem koji funkcioniše dugoročno.

Zašto dolazi do haosa u dokumentaciji

Najčešći razlog je što se dokumenti odlažu “privremeno” – na sto, u fioku ili u prvu fasciklu koja je pri ruci. Vremenom, to preraste u problem gde se više ne zna gde se šta nalazi.

Drugi čest problem je korišćenje istih rešenja za sve – bez razlike između arhive i aktivnih dokumenata.

Osnovni princip: razdvoj aktivno i arhivu

Prva stvar koju treba uraditi je razdvajanje dokumenata na:

• dokumente koji se svakodnevno koriste
• dokumente koji se čuvaju dugoročno

Za ove dve namene koriste se različita rešenja.

Fascikle za svakodnevni rad

Fascikle su najbolje rešenje za dokumente koji su u aktivnoj upotrebi – ponude, radni papiri, interne beleške.

Prednost je što su dokumenti lako dostupni i mogu brzo da se premeste ili dopune.

Registratori za arhiviranje

Kada dokument više nije u svakodnevnoj upotrebi, prelazi u arhivu. Tu se koriste registratori.

Oni omogućavaju sistematsko čuvanje većeg broja dokumenata i lakše pretraživanje.

Folije za zaštitu dokumenata

Dokumenti koji se često koriste ili treba da ostanu u dobrom stanju čuvaju se u folijama.

Ovo je posebno korisno za ugovore, cenovnike i dokumente koji se često pregledaju.

Etikete – najpotcenjeniji deo sistema

Bez jasnog označavanja, ni najbolja organizacija ne funkcioniše. Zato su etikete ključne.

Kada svaki registrator i fascikla imaju jasno označen sadržaj, pronalaženje dokumenata traje nekoliko sekundi.

Dodatna organizacija za veće količine

Kod većih firmi ili računovodstva, osnovna rešenja često nisu dovoljna. Tada pomažu:

• police i sorteri za pregledno odlaganje
• pregradni kartoni za razdvajanje
• kutije za arhiviranje

Najčešće greške

• mešanje aktivnih i arhiviranih dokumenata
• nedostatak označavanja
• korišćenje jednog sistema za sve
• neodržavanje sistema kroz vreme

Ove greške su razlog zašto se haos brzo vraća.

Kako napraviti sistem koji traje

Dobar sistem organizacije je jednostavan:

• svaki dokument ima svoje mesto
• postoji jasna podela (aktivno / arhiva)
• sve je jasno obeleženo

Kada se ovoga držite, organizacija postaje rutina, a ne problem.

Zaključak

Organizacija dokumenata ne zahteva komplikovana rešenja, već doslednost i pravilan izbor osnovnih alata.

Uz registratore, fascikle i etikete, moguće je napraviti sistem koji štedi vreme i olakšava svakodnevni rad.